Perdre un peu de temps pour en gagner beaucoup

(Photo by annca on Pixabay)

#1 Concentrez l’attention de votre cerveau

Votre cerveau n’est pas câblé pour effectuer plusieurs tâches requérant votre attention en même temps. Au mieux, vous pouvez réaliser deux tâches simultanées si les deux hémisphères de votre cerveau se répartissent le travail ou si l’une est presque automatique. Oubliez les : “Oui, mais je suis manager et…”, “Oui, mais nous les femmes…”, “Oui, mais nous les jeunes avec nos portables…”. Des milliers d’années d’évolutions sont plus forts que ces “Oui, mais”.

Cela signifie qu’une nouvelle tâche, même éphémère, va vous déconnecter de l’ancienne, avant que vous y reveniez. Cette déconnexion / reconnexion a un coût en temps, en énergie, en fatigue, en efficacité.

Les deux coupables principaux sont faciles à identifier : le portable et l’ordinateur. Définir des périodes où vous êtes concentré sur une tâche exigeante, en éteignant / éloignant votre portable, en désactivant les notifications automatiques, vous permet de vous concentrer à plein. Il sera toujours temps de revenir ensuite aux messages et aux e-mails. Dans la plupart des métiers, ces réponses peuvent au moins attendre une heure.

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#2 Vous demandez quelque chose à un collègue…

Par e-mail ou par oral, vous sollicitez un collègue. Trois règles d’or :

• Soyez clair dans votre demande, notamment sur les tâches à réaliser par chacun. Cela évite les échanges ultérieurs.
• Si possible, donner un horizon temporel : lundi 14h, jeudi soir, mardi avant midi. Cela évite les urgences mal comprises et les malentendus.
• Notez dans votre agenda le moment où vous enverrez un rappel, en vous laissant du temps pour ne pas vous placer en fâcheuse position. Dans les exemples précédents : lundi 14h30, vendredi matin, mardi 12h30 (sachant que la personne ne lira peut-être votre mail qu’à son retour de déjeuner dans ce dernier cas). Même si vous êtes organisé, ce n’est peut-être pas le cas de votre interlocuteur.

#3 Un collègue vous sollicite par e-mail…

Quatre règles d’or :

• Si la demande n’est pas claire (contenu, délai…), demandez des précisions dès que possible. Si vous reportez, il vous faudra retrouver l’e-mail, le rouvrir, le relire puis y répondre. Idem pour votre interlocuteur qui a peut-être oublié les détails dans l’intervalle.
• Si la demande ne vous concerne pas ou si vous ne pouvez / souhaitez pas y répondre, précisez-le dès que possible, dans l’idéal avec une explication et une suggestion d’interlocuteur. Le sujet est alors clos pour vous.
• Actez que vous pris la demande en compte et donnez un délai si c’est à vous de le définir. Cela permet à votre interlocuteur d’être rassuré ; ainsi, il ne vous relancera pas pour s’assurer que vous vous chargez de sa demande.
• Répondez dans le délai imparti. Si vous êtes en avance, ce sera bien perçu (gage de sérieux). Si vous êtes en retard, prévenez votre interlocuteur en amont.