Télétravail : 9 conseils pour organiser des réunions productives ?
(Photo by wgbieber on Pixabay)
Organiser et animer une réunion en entreprise n’est pas chose aisée ; il suffit de voir la liste des ouvrages et des articles sur le sujet pour s’en convaincre. Le télétravail rajoute souvent une couche de complexité supplémentaire.
Voici 9 conseils pour éviter qu’une réunion se transforme en quête du Graal, au milieu d’un marécage, par temps de brouillard au coeur d’une nuit sans lune :
5 conseils valables pour toutes les réunions
#1 Nommer un animateur de réunion
Si tout le monde est responsable, personne ne l’est. L’animateur organise avant, régule pendant et assure le suivi après.
#2 Limiter le nombre de participants
Le nombre idéal dépend bien entendu du sujet, mais le consensus se situe en général entre 4 et 6 personnes. En présentiel, il convient de ne pas dépasser 8 personnes. En distanciel, les communications étant moins naturelles, le seuil de 6 personnes est une limite à ne dépasser que pour une excellente raison.
#3 Prévoir un ordre du jour
L’ordre du jour doit être clair et comporter un nombre limité de points, dans l’idéal 2 ou 3. L’envoi doit se faire de manière à ce que les participants puissent prendre connaissance de l’ordre du jour et d’éventuelles pièces à lire, plutôt la veille ou l’avant-veille que dix minutes avant l’heure de la réunion.
#4 Privilégier les réunions courtes
Idéalement, les réunions efficaces débutent à l’heure et durent 30 à 40 minutes. Une heure est le maximum à ne pas dépasser pour éviter les effets délétères. Si les points précédents ont été respectés, il est plus simple d’organiser des réunions courtes et efficaces.
#5 Rédiger un compte-rendu
Le compte-rendu reprend les décisions prises et définit les tâches à accomplir, avec leur responsable et un délai. Il doit être envoyé rapidement aux participants pour s’assurer que tout le monde est sur la même ligne.
5 conseils supplémentaires en télétravail
#6 Une connexion de qualité
Exit les réunions par téléphone dans la voiture, dans un lieu bruyant ou avec un réseau approximatif. Une réunion se déroule dans un lieu calme pour tous, avec une connexion de qualité. Si ce n’est pas possible, mieux vaut choisir un autre créneau.
#7 Privilégiez une réunion avec caméra et micro ouverts
Si le point #6 est respecté, cela permet de s’assurer que tout le monde est impliqué. Par ailleurs, le visuel permet de limiter les malentendus et les incompréhensions.
#8 S’engager à ne pas effectuer une autre tâche lors d’une réunion
Si toutes les cases précédentes sont cochées, les participants devraient accepter facilement de ne pas se disperser. Ni relecture d’un projet, ni travail en retard, ni mail. Les neurosciences nous apprennent que nous ne sommes pas câblés pour effectuer deux tâches simultanées exigeant de la concentration (et non, les femmes non plus 😉).
#9 Donner la parole aux télétravailleurs lorsque le format est mixte
Si la réunion inclut des personnes en présentiel et en distanciel, l’un des rôles de l’animateur est de prévoir un espace de parole pour les personnes à distance, afin d’éviter qu’elles se sentent exclues de la discussion et qu’elles conservent leur implication.
Cet article ne concerne que les “vrais” réunions, c’est à dire des lieux d’échange visant à faire émerger une solution ou, a minima, des pistes. S’il s’agit d’une communication, par exemple descendante, les règles sont différentes…